| Cette Beez Conférence a été animée le 25 Novembre 2024, par Miguel Etilé (président de Flexodev, prestataire engagé SAS Beeznet), à l’attention de: – les prestataires engagés beeznet, – les membres de l’association Beeznet – et leurs invités. Merci à Eva, Jean-Philippe, Vincent, Miguel, Wassim, Guy-Marius, Antoine, Emmanuel, Rufin, Vamara, Adiaratou, Débora, Philippe, Yaya… pour leur participation. Merci à Jean-Philippe, président de l’Association pour l’organisation. Merci à Miguel, expert en management de projet depuis plus de 30 ans, pour son animation. |
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Voici ci-après :
- la rediffusion de cette BeezConférence (25 minutes) (voir ici)
- le rediffusion de la page introductive sur l’Association, les BeezConf et autres productions (voir ici)
- les points clés abordés (voir ici)
- la séance de questions-réponses retranscrite (voir ici)
Voir présentation générale et liste des BeezConf.
Rediffusion de la BeezConf « système de management (dés)intégré » (13 minutes)
Cette approche s’inscrit dans le cadre du Parcours Management de projet-portefeuille multi-référentiel .
Ce contenu a été élaboré avec le soutien inconditionnel de nos membres.
Credit Musical Ode To The Winners par MaxKoMusic – Remerciement Pixabay (photos)
Rediffusion de la présentation des BeezConf durant cette session (2 minutes)
Points clés abordés durant cette BeezConf
Le management de projet s’exerce dans un environnement riche, complexe et passionnant. Manager un projet consiste à mettre en œuvre une méthodologie pour faire évoluer l’entreprise en maîtrisant les risques, qui permet de faire évoluer un site ou une organisation d’un point A, qui correspond à la situation existante, vers un point B qui correspond à l’objectif.
Un projet ayant par définition une existence propre, il est indispensable de le doter d’une organisation temporaire spécifique. Et de définir précisément les interfaces avec l’ensemble des parties prenantes du projet.
Il y a de multiples référentiels qui décrivent la méthodologie dont la norme ISO 21500 (et ses normes associées: iso 21502 pour les projets, iso 21503 pour les programmes, iso 21504 pour les portefeuilles, iso 21505 pour la gouvernance, sans compter toutes les normes outils). Ces normes décrivent les différentes groupes de processus pour bien dérouler et exécuter un projet: préparation, lancement, maîtrise du déroulement, contrôle et surveillance, clôture.
Au delà des normes, les points clés sont : définir les objectifs SMART, inscrire les parties intéressées du projet dans une relation gagnant-gagnant… et surtout avoir un chef de projet avant tout leader de son équipe de projet.
En effet, le rôle du manager de projet est primordial dans la réussite du projet. Il doit animer un dispositif dans le quel un ensemble de parties prenantes interviennent pour dérouler et faire avancer le projet.
Le manager de projet peut s’appuyer sur un certain nombre d’attitudes gagnantes dans sa relation vis-à-vis de ces nombreuses parties prenantes.
Il y a également plusieurs outils permettant au chef de projet d’être efficace et notamment les 8 tableaux principaux à développer : Charte de projet, Scope technique, Plan de communication, Analyse des risques, Planning, Suivi des dépenses et prévisionnels, Plan d’actions et de décisions…
En conclusion, le chef de projet doit être capable d’être multitâche et d’avoir plusieurs casquettes lui permettant d’être performant. Une des clés de sa réussite est d’être le leader de multiples équipes transversales et d’avoir à la fois le dynamisme et la sérénité pour bien gérer ces équipes.
Questions-réponses, partages et échanges
-question 1 C’est quoi le « Approuvé » du SMART et le lien avec périmètre du projet ?
-question 2 C’est quoi les Parties prenantes du projet ?
-question 3 Quels outils pour bien gérer les projets ?
-question 4 Comment gérer les budgets vs aléas vs projets agiles ?
-question 5 Comment bien définir le besoin (scope du projet) ?
-question 6 Comment bien identifier les risques des projets ?
-question 7 Quels sont les plus grands défis d’une gestion de projet pertinente ?
-question 8 Quelles priorités entre qualité-coûts-délais ?
question 1) C’est quoi le « Approuvé » du SMART et le lien avec périmètre du projet ?
« Approuvée », c’est approuvé par le client/ demandeur. Car il est important que l’objectif soit partagé par l’ensemble des parties.
SMART doit être en lien avec le périmètre du projet (cadre, contour) du projet → ce qui est dans le cadre du projet et ce qui ne l’est pas, l’expliciter clairement et le répéter régulièrement.
question 2) C’est quoi les Parties prenantes du projet ?
Toutes les personnes qui ont un intérêt dans le projet. A la fois les demandeurs, ceux qui ont intérêt à ce que le projet se fasse, mais aussi les réticents.
Et au cœur des parties prenantes on retrouve toute l’équipe projet.
question 3) Quels outils pour bien gérer les projets ?
L’outil ne fait pas le moine. Il est utopique de penser que ce sont les outils (de planification, de suivi, de gestion des coûts…) qui font le travail. Ils peuvent être des facilitateurs à condition qu’il n’apporte pas plus de contraintes que d’avantages.
Par exemple, pour la planification, un fichier tableur est bien plus efficient qu’un logiciel de planification.
Les « outils » indispensable sont méthodologiques comme :
• Charte de projet (critère de succès, attente & besoins, …), mission & engagements de l’équipe
• Plan de communications
• Scope technique, OT organigramme des taches (décomposition du projet en taches, lots de travaux, jalons…)
• Tableau de suivi de projet (avancement des tâches…)
question 4) Comment gérer les budgets vs aléas vs projets agiles ?
Difficultés à donner des budgets figés car de plus en plus d’aléas. Budgets fixés en fonction des budgets précédents… et prévoir une provision pour aléas. Et ne mobiliser les aléas très consciencieusement pour ne pas non plus les utiliser pour justifier les mauvaises gestions. Les aléas doivent être justifiés et argumentés.
question 5) Comment bien définir le besoin (scope du projet) ?
Bien identifier les acteurs clés à la source du projet. Leurs demander de lister tous les besoins, tous, même si à la fin, tous les besoins ne pourront pas être retenus. C’est important pour ne rien oublier et pour aussi éviter les potentielles frustrations ultérieures.
Ca permet de bien définir le périmètre, ce qui est retenu
question 6) Comment bien identifier les risques des projets ?
Le vécu est très important. Mettre autour de la table les acteurs ayant déjà vécus ce type de projet ou contexte pour capitaliser sur les expériences passées.
Parallèlement, identifier les risques le façon très analytique, lot de travaux, par lot de travaux.
Croiser ces deux approches pour avoir une liste de projet consolidée.
Puis la suivre de façon continue à chaque revue.
question 7) Quels sont les plus grands défis d’une gestion de projet pertinente ?
Les défis sont nombreux : techniques, créer du lien entre les différents acteurs du projet, perte de crédibilité en cas de retard, incapacité à produire les livrables…
La solution dans tous les cas, c’est avant tout une aventure humaine : la communication (interne, externe), y croire jusqu’au bout (mobilisation, engagement)
question 8) Quelles priorités entre qualité-coûts-délais ?
Ça dépend du contexte. Le triptyque doit rester équilibré : si on veut plus de livrable, il faudra plus de délai ou plus de coûts… Ceci dit le livrable (qualité) est vraiment vital car c’est ce qui reste, c’est ce dont les utilisateurs du projet se rappelleront (les coûts ou les délais seront vites oubliés… sauf si ça a été critique)