| Cette Beez Conférence a été animée le 28 octobre 2024, par Vamara KONE (président de Admyral Consulting, prestataire engagé SAS Beeznet), à l’attention de: – les prestataires engagés beeznet, – les membres de l’association Beeznet – et leurs invités. Merci à Véronique, Eva, Arimi, Jean-Philippe, Vincent, Miguel, yves, Sinali, Débora, Issif, Guy-marius… pour leur participation. Merci à Jean-Philippe, président de l’Association pour l’organisation. Merci à Vamara, expert Afrique-Europe en management intégré depuis plus de 10 ans, pour son animation. |
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Voici ci-après :
- la rediffusion de cette BeezConférence (13 minutes) (voir ici)
- le rediffusion de la page introductive sur l’Association, les BeezConf et autres productions (voir ici)
- les points clés abordés (voir ici)
- la séance de questions-réponses retranscrite (voir ici)
Voir présentation générale et liste des BeezConf.
Rediffusion de la BeezConf « système de management (dés)intégré » (13 minutes)
Cette approche s’inscrit dans le cadre du Parcours Beeznet MOVA (Management des Organisations à valeur ajoutée.
Ce contenu a été élaboré avec le soutien inconditionnel de nos membres.
Credit Musical Ode To The Winners par MaxKoMusic – Remerciement Pixabay (photos)
Rediffusion de la présentation des BeezConf durant cette session (2 minutes)
Points clés abordés durant cette BeezConf
Pour traiter du management (dés)intégré, 3 questions sont essentielles: de quoi s’agit-il ? Pourquoi désintégrer ? comment désintégrer ?
De quoi s’agit-il ?
Pour définir les terminologies qu’on rencontre Lorsqu’on traite du sujet.
On fait le constat que tout organisme, qu’on le veuille ou pas, est managé dans le but d’obtenir des résultats déterminés. ET si possible ce management se fait comme un tout cohérent qu’on appelle « système ».
Puis on définit le système de management comme un ensemble organisé de principes, procédés, pratiques coordonnés qui regroupe diverses thématiques comme le commercial, la production, finance, la stratégie, le contrôle interne, la gestion des talents, …
A la suite, on a présente la notion d’intégration de système comme visant à supprimer les zones de recouvrement et à combler les zones non couvertes pour constituer un tout cohérent tout en embarquant les opérations, les sujets transverses et la stratégie.
Et on finit par le système désintégré qui consiste à casser tous les silos à tous les niveaux pour avoir un unique système utilisé pour diriger l’entreprise, avec une finalité en tête qui est la stratégie et en mettant l’humain et ses capacités au cœur.
Pourquoi désintégrer ?
Quatre arguments militent en faveur de la désintégration :
– La mobilisation des acteurs en donnant du sens avec la déclinaison de la stratégie. Et l’écoute avec les remontées des opérationnels, managers, etc. lors des surveillances des résultats obtenus, de la mesure la motivation…
– Un meilleur pilotage de l’opérationnel parce qu’il permet, comme un GPS, de voir où on se situe dans la conduite de la stratégie. Ainsi, on a un mesure plus efficient (ni trop, ni trop peu), embrassant tous les sujets et pertinentes et cohérentes avec les orientations stratégiques.
– Des dispositions de mesures adaptées et optimisées en trouvant le juste équilibre entre les orientations fixées, les moyens mobilisés et les résultats obtenus qu’on cherche à optimiser en permanence.
– Embarquer depuis la stratégie toutes les thématiques avec leurs exigences et cibles (qualité, RSE, contrôle interne, environnement, éthique, numérique, bonne gouvernance, santé-sécurité au travail….) et donc les exigences normatives, légales, réglementaires qui y sont éventuellement associés.
Et finalement, comment désintégrer ?
On dispose de quatre leviers de mise en œuvre :
- 1er levier, l’alignement à la stratégie: Avec analyse des parties intéressées et leurs attentes pour affiner sa stratégie, on utilise l’arbre d’alignement pour la décliner en orientations ou encore politiques, et en objectifs par fonction.
- 2e levier, Mise en place de dispositions de maîtrise adaptées : Ces dispositions de maîtrise sont des moyens de limiter les freins et maximiser les accélérateurs d’atteinte des orientations stratégiques précédemment déclinées.
- 3e levier, l’amélioration continue : A partir de la stratégie, on planifie l’atteinte les objectifs, la réduction des risques, les responsabilités et dispositions de maîtrise adaptées pour réaliser les activités opérationnelles. Puis on optimise en mettant en place des moyens de mesures cohérents et progressifs, avec une analyse régulière des résultats. Bilan, conclusions, décisions, arbitrage… de façon régulière.
- 4e levier, l’agilité du système : Le système ainsi conçu dans une logique PDCA, chaque PDCA sera donc pris comme un sprint, et on va ainsi enchaîner des sprints courts et réguliers, le tout au service d’une unique stratégie, mobilisant toutes les parties intéressées et avec une certaine flexibilité dans les règles..
Questions-réponses, partages et échanges
Eva témoigne « Merci beaucoup pour l’invitation à la BeezConf sur les systèmes de management intégré et désintégré. J’en ai appris beaucoup. J’ai trouvé le temps finalement court. J’ai trouvé le sujet aussi intéressant que dense… J’avais d’ailleurs une motion à vous soumettre : Serait-il possible de revenir sur le sujet…? Serait-il possible d’envisager de traiter le sujet de ce soir en quatre séances par exemple ?
-question 1 C’est quoi le PDCA ?
-question 2 Après le Do, peut-on retourner au Plan ou obligatoirement finir le cycle avec Check et Act ?
-question 3 Est-ce que dans le « Plan », on doit tout prendre en compte (RH, SI, …) ? ?
-question 4 Que faut-il prendre en compte/ intégrer dans le SMI ?
-question 5 C’est quoi une fonction?
-question 6 Comment faire pour avoir un bon plan?
-question 7 Faut-il restituer aux parties intéressées ?
-question 8 Concernant l’intégration de la RSE, comment intègre-t-on la RSE?
-question 9 Comment on gère les attentes contradictoires lors de la collecte des attentes des parties intéressées ?
-question 10 A-t-on le même type de système de management quel que soit la taille de l’entreprise, le contexte ?
-question 11 J’ai trouvé le temps finalement court. Serait-il possible de revenir sur le sujet et d’envisager de le traiter en quatre séances par exemple ?
question 1) C’est quoi le PDCA ?
1. Le PDCA, ou boucle d’amélioration continue, ou encore roue de Deming, est une logique d’agencement qui veut que, pour tout ce qu’on veut réaliser (projet ou activité), on :
• Prenne du temps pour Planifier, d’où le P,
• Avant de Réaliser ce qui a été planifié, ce qui correspond au D comme DO.
• Et à intervalle régulier, on s’assure que nous sommes dans la bonne dynamique tel que planifié. C’est le C du CHECK
• Et après on a le A pour Améliorer en mettant en œuvre les décisions issues de l’analyse issue du Check.
Toutes les normes de système de management sont d’ailleurs conçues selon cette logique PDCA : c’est la structure HLS (High Level Structure), commune à toutes les normes de système de management.
2. Ceci état dit, dans la dynamique d’amélioration d’un système… on peut rester très traditionnel avec le PDCA et ses amis DMAIC/ 8D/ A3 (PDCA x8 en 1 page)…tout cela restant sur de la méthodologie équivalente, ou avoir une dynamique beaucoup plus disruptive tel que le propose Beeznet dans son modèle de management innovant (voir)
question 2) Après le Do, peut-on retourner au Plan ou obligatoirement finir le cycle avec Check et Act ?
Un « Plan » validé est amélioré parce qu’on constate un dysfonctionnement dans sa réalisation. Et ce constat n’est possible qu’au Check, ou on observe et analyse les « retours terrain ». Et c’est d’ailleurs cette étape qui va faire aboutir à des décisions d’actions concrète ». Et c’est finalement là qu’on a les arguments et l’opportunité de revenir sur le « Plan ».
Ceci dit, il faut rester agile, et ne pas hésiter à raccourcir ou « déformer » la boucle PDCA si c’est pertinent.
question 3) Est-ce que dans le Plan, on doit tout prendre en compte (RH, SI, …) ?
OUI ! Et pour cela on peut se référer à la diapo sur l’alignement stratégique : on tient compte de tous les paramètres (QSE, RSE, gestion de service, projet, éthique, anti-corruption, innovation…) en entrée du système de management, au niveau de la stratégie. Et cela permet d’ailleurs de responsabiliser tout le monde sur tous les sujets.
question 4) Que faut-il prendre en compte dans le SMI ?
Un Système de Management Intégré est le système de management de l’entreprise, celui que les dirigeants et opérationnels utilisent pour atteindre tous les objectifs. Ce système de management d’entreprise est comme un squelette, sur lequel on vient muscler telle ou telle partie : qualité, environnement, social, sociétal, gestion de projet, gestion de l’énergie. Certaines parties sont imposées (légal, réglementaire, normatif…), d’autres laissées au libre choix de l’entreprise. Dans tous les cas, on vient muscler les parties ad’hoc du squelette et on ne re-crée pas un « système » à côté.
question 5) C’est quoi une fonction ? Quelle différence avec le processus ?
Une fonction est un mode d’organisation qui existe dans tous les organismes ou entreprises : fonction achat, fonction recrutement, fonction commerciale, fonction production…. Selon les organisations, les fonctions sont portées par des processus et/ou des directions-départements et/ou cellules projets et/ou des règles de travail…
question 6) Comment faire pour avoir un bon « Plan »?
A ce stade, on a envie de citer SENEQUE lorsqu’il dit « Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va ». Pour avoir un bon « plan », Il faut savoir où on va c’est à dire avoir une vision, connaître ses orientations et objectifs.
question 7) Faut-il restituer aux parties intéressées ?
OUI ! Le premier retour se fait avec les opérationnels internes et externes via le management opérationnel. Puis deuxième retour au niveau des acteurs internes et externes concernés par les fonctions/ processus/ projet/… via le management systémique et finalement avec toutes les autres parties intéressées traitées au niveau du management stratégique.
question 8) Concernant l’intégration de la RSE, comment intègre-t-on la RSE?
La RSE, comme toutes les autres thématiques, est une des données d’entrées de la stratégie. On collecte les attentes des parties intéressées également à ce niveau-là. Mais attention, la RSE n’est pas un sujet comme un autre :
– ce n’est pas un sujet en tant que tel mais un ENSEMBLE de sujet qui intègre de nombreuses composantes : sociale, économique, bonne gouvernance, environnementale, valeurs, éthique…
– c’est un sujet qui est immergé dans le quotidien de chaque acteur à tous les niveaux.
question 9) Comment on gère les attentes contradictoires lors de la collecte des attentes des parties intéressées ?
On est d’accord qu’on doit collecter les attentes des parties intéressées. Pour les injonctions contradictoires, il faut procéder à un arbitrage selon l’importance des Parties Intéressées et aussi de la significativité de leurs attentes. Et déterminer ainsi les actions pertinentes de réponse à ces attentes prioritaires et des parties intéressées significatives… dont des actions de communications. C’est tout l’intérêt de l’approche Enjeux-exigences de parties intéressées (voir le BeezFlash)
question 10) A-t-on le même type de système de management quel que soit la taille de l’entreprise, le contexte ?
Tous les systèmes de management se conçoivent selon le même principe. Quel que soit le type d’entreprise, la dynamique reste la même. Il faut aussi de toute façon avoir l’implication des dirigeants. Tout système aboutit à des dispositions de maîtrise qui elles, seront très adaptées au contexte de l’entreprise (objectifs, risques, contexte…).
question 11) J’ai trouvé le temps finalement court. Serait-il possible de revenir sur le sujet et d’envisager de le traiter en quatre séances par exemple ?
Merci pour l’intérêt porté au sujet et à notre approche de mise en œuvre. Il est vrai que chacune des 4 étapes de la mise en œuvre constitue une thématique qui doit faire l’objet de développement plus poussé pour une meilleure appropriation (voir MOVA, Management des organisations à valeur ajoutée au BeezMap).
Pour en savoir davantage, nous invitons à suivre le programme des BeezConf nous ajouterons ces sujets au programme. Et à visiter notre site ou on trouve des articles, des livres blancs, des vidéos.
Et au besoin, nous proposons des formations plus poussées. A cet effet d’ailleurs, vous pouvez parcourir notre catalogue de formation.